Anordna konferens – Att tänka på

Är det du som har ansvaret för att anordna konferensen? Kanske är det så att du är VD eller ägare för företaget eller så har du ansvarsområdet på din arbetsplats. Att anordna en konferens är både roligt och givande, men för att det ska bli riktigt bra krävs det god planering redan från start. Vi tittar närmare på vad du behöver säkerställa innan, under och efter konferensens gång.

Konferenser är utmärkta tillfällen för företag att bygga starkare band, sätta nya mål och komma på nya lösningar. Det är också ett tillfälle att ha roligt tillsammans, göra underhållande aktiviteter och befinna sig på en annan plats än på det vanliga kontoret. Oavsett om ni väljer att ha konferens på samma ort eller om ni vill testa en konferensresa är det din uppgift att se till att konferensen blir givande och minnesvärd. Vi har lösningen!

Innan konferensen

För att er konferens ska bli så bra som möjligt är det viktigt att du är ute i god tid. Planering är nämligen A och O för upplägget, men också för styrelse såväl som anställda. Det vanligaste är att man har ett mål och syfte med konferensen och därför kan det vara bra att utgå från dessa när du planerar upplevelser, aktiviteter, mat och dryck, upplägg och valet av lokal och plats. Här kan det även vara en god idé att ta fram en tydlig bild som passar för målgruppen och de preferenser som finns. Lägg därför lite extra tid på att fundera ut vad deltagarna vill få med sig från konferensen och vilka medel du kan använda dig av för att säkerställa att de är engagerade från start till slut.

Kom ihåg att många konferenshotell eller lokaler är uppbokade långt innan och därför bör du inte vänta alldeles för länge med att komma igång. Alla deltagare bör även få sina inbjudningar i god tid, så att de har möjlighet att planera sin livskalender därefter. Ska du planera en större konferensresa Köpenhamn är det extra viktigt att agera snabbt.

Under konferensen

Konferenser innebär inte bara timslånga möten som gör alla trötta och sega, utan konferensen är också till för att ge deltagarna ny och frisk energi. Under konferensens gång är det därför viktigt att se till att alla är engagerade hela tiden. Det gäller inte bara på möten, utan även på de gemensamma aktiviteter som är inbokade. Att ha en bra och god gemenskap är viktigt för arbetsmiljön, men det bidrar också till en roligare stämning och ett bättre samarbete för alla i gruppen.

Aktiviteterna får gärna gå hand i hand med konferensen syfte, men de kan också vara aktiviteter som gör er starkare som grupp. Varför inte göra roliga utomhuslekar, spela paintball eller kanske till och med rida islandshästar? Det viktiga här är att försöka hitta en aktivitet som så många som möjligt kan och vill delta i. Painball är en mycket aktiv aktivitet som kräver starkt psyke och mycket rörelse. Välj aktivitet utifrån målgrupp och fråga gärna deltagarna innan vad de kan tänkas vilja göra.

Under konferensens gång är det också viktigt med ett tydligt schema. Den egna tiden ska kunna spenderas som deltagarna själva vill, men de ska fortfarande ha tydlig information om nästa aktivitet, övning eller möte. Delta ut ett schema när ni är på plats, så alla vet vad som gäller och kan vara delaktiga.

Efter konferensen

Även om du har gjort ditt absolut bästa med planeringen inför konferensen är det fortfarande viktigt att du stämmer av tankar och funderingar från deltagarna. Hur upplevde deltagarna konferensen och är det något som du kan utveckla eller förbättra till nästa tillfälle? Be gärna om feedback och ta emot den med öppna armar. Om det är något som deltagarna inte gillade är det inget du ska bli besviken över, utan se till att tacka för feedbacken och ta med dig den till nästa möte eller konferens som ska anordnas.

Det kan vara svårt att få alla att öppna sig, men försök att få feedback från alla som deltagit, även om det bara är några enstaka rader i ett mejl. Genom att visa deltagarna att det är fritt och tryggt att yttra sig skapar du inte bara känslan av gemenskap, utan du ger också deltagarna möjlighet att påverka och visar att du är lyhörd för deras behov och önskemål.